POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – SOUMISSION DES ABSTRACTS 

La présente Politique de confidentialité concerne la protection des données personnelles telle que mise en place par : 

COLLOQUIUM, société par actions simplifiée au capital de 2.347.000 euros, ayant son siège au 1-5 quai George V, 76600 Le Havre, inscrite au registre du commerce et des sociétés du Havre, sous le numéro 423 728 377 (ci-après « nous » ou « COLLOQUIUM »). 
 

Cette Politique décrit la manière dont nous, sous-traitant au sens du Règlement général sur la protection des données RGPD (Règlement UE 2016/679), collectons et utilisons vos données personnelles pour le compte de l'organisateur de la manifestation : 

SFD (Société Francophone du Diabète), 60 rue Saint-Lazare, 75009 Paris, France (ci-après l'« Organisateur »), qui est le responsable du traitement au sens du RGPD. 

1. Introduction 

En tant que sous-traitant, nous garantissons traiter vos données personnelles pour le compte exclusif de l'Organisateur et conformément à ses instructions, à la réglementation applicable en matière de protection des données, et aux présentes clauses. La présente politique s'applique spécifiquement au traitement de vos données lors de l'utilisation du module de dépôt et de gestion des résumés (abstracts) accessible via la plateforme https://srv2.key4events.com/key4register/?e=571. 

2. Catégories de données recueillies 

Dans le cadre du dépôt, de l'évaluation et du suivi des résumés scientifiques, nous recueillons les catégories de données personnelles suivantes : 

● Auteurs, co-auteurs et déposants : Nom, prénom, civilité, titres/fonctions.

● Coordonnées : Adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale.

● Informations professionnelles : Organisme/Affiliation, laboratoire, ville, pays, catégorie socio-professionnelle.

● Données relatives aux travaux soumis : Titre, texte du résumé, thématique scientifique choisie, statut du déposant/auteur (ex. bourse, prix jeune chercheur), conflits d'intérêts déclarés. 

● Données techniques de connexion : Adresse IP, identifiants de connexion à la plateforme, type et version du navigateur. 
 

La fourniture des données signalées par un astérisque (*) sur les formulaires en ligne est obligatoire et nécessaire à la prise en compte, à l'évaluation et à la gestion de la soumission de votre résumé. À défaut, nous ne pourrons pas soumettre votre résumé au Comité Scientifique.

3. Finalités du traitement 

Vos données sont traitées pour la gestion scientifique de la manifestation et l'édition du programme : 
● Création et gestion des comptes déposants et évaluateurs. 
● Réception, enregistrement et organisation du processus d'évaluation (relecture anonyme ou nominative par le Comité Scientifique). 
● Notification des décisions du Comité Scientifique aux auteurs (acceptation, refus, demande de modification). 
● Établissement du programme scientifique officiel et publication des résumés retenus (sur le site web de la SFD, sur le site web du congrès, application mobile, e-poster, recueil des résumés ou revue partenaire). 
● Gestion administrative de l'inscription et de la prise en charge éventuelle des intervenants/orateurs. 
● Envoi d'informations relatives aux étapes ultérieures de présentation des travaux (consignes orales, affichage des posters, etc.). 
 

4. Bases légales du traitement 

Les bases légales sur lesquelles repose la collecte de vos données sont : 
1. Exécution contractuelle ou précontractuelle : La soumission d'un résumé implique le respect du règlement de soumission et la réalisation du service de gestion des travaux scientifiques.

2. L'intérêt légitime de l'Organisateur : Promouvoir la recherche scientifique, structurer le programme du congrès et assurer la qualité scientifique des événements de la SFD.

3. Le consentement : Notamment pour la publication de vos coordonnées ou résumés sur certains supports ou pour l'envoi d'actualités futures. 
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5. Origine des données 

Les données sont directement collectées auprès de vous lors du renseignement des formulaires de soumission sur le site web. Les données relatives aux co-auteurs sont fournies sous la responsabilité du déposant principal, qui s'engage à les avoir informés de cette transmission. 

6. Destinataires des données 

Vos données peuvent être transmises à : 
● En interne : Le personnel strictement habilité de COLLOQUIUM et de ses entités affiliées.

● À l'Organisateur et au Comité Scientifique : La SFD et les membres désignés des comités de relecture et d'organisation scientifique. 

● Sous-traitants techniques : Notre prestataire d'hébergement et de solution logicielle pour la soumission en ligne (Key4Events). 

● Éditeurs & Partenaires de publication : Le cas échéant, les éditeurs médicaux/scientifiques partenaires de la SFD assurant la publication des résumés acceptés. 
 

Tous les tiers auxquels nous transmettons vos données sont tenus de garantir leur sécurité et leur confidentialité. 
Les données ne sont pas cédées à des tiers à des fins commerciales.
 

7. Durée de conservation des données 

Vos données personnelles sont conservées le temps nécessaire aux finalités poursuivies : 
 

Type de données - Durée de conservation

Données liées aux abstracts & auteurs - Conservées pendant toute la durée de préparation et du congrès, puis archivées pendant 3 ans pour l'historique scientifique et la prospection relative aux futures éditions.
Abstracts retenus et publiés - Conservés sans limite de durée à titre d'archivage historique de la recherche et des publications scientifiques de la SFD.
Données techniques de connexion - 1 an à compter de leur enregistrement.

 

8. Sécurité des données 

Nous mettons en œuvre l'ensemble des mesures techniques et organisationnelles nécessaires (chiffrement, contrôles d'accès restreints, protocoles sécurisés) pour protéger vos données contre toute destruction, perte, altération ou divulgation non autorisée. 
 

9. Vos droits 

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles : 
● Droit d'accès et de rectification : Consulter ou corriger des données inexactes.

● Droit à l'effacement : Demander la suppression de vos données (sous réserve que cela ne compromette pas la publication scientifique déjà actée ou des obligations légales).

● Droit de limitation et d'opposition : Restreindre ou vous opposer à certains traitements.

● Droit à la portabilité : Récupérer vos données dans un format structuré. 

● Droit d'introduire une réclamation : Auprès de la CNIL (www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés. 
 

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) : 
● Par e-mail : RGPD@clq-group.com 
● Par courrier postal : COLLOQUIUM – Service RGPD, 16-18 rue de Londres, 75009 Paris 
 

(Veuillez préciser le nom de la manifestation « SFD » ainsi que l'intitulé du résumé concerné dans votre demande).
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) - www.cnil.fr 
 

Dernière mise à jour : Août 2026